Protokoll styrelsemöte 170627

Närvarande: Joakim Mäki (sekreterare), Ellinor Carlander (ordförande), Mikaela Wärnsberg (kassör), Bror Österholm.

1. Öppnande av mötet
Ellinor öppnar mötet kl. 17:06.

2. Val av mötesordförande samt sekreterare.
Styrelsen beslutar att välja sittande till ordförande respective sekreterare.

3. Upprop och fastställande av röstlängd för mötet.
Närvarande med röst- och yttranderätt: Mikaela, Joakim, Ellinor, Bror.

4. Fastställande av dagordningen.
Dagordningen fastställs med två övriga frågor tillagda:
– Anställd?
– Medlemsmöten 2017?

5. Val av protokolljusterare tillika rösträknare
Mikaela godkänns som protokolljusterare tillika rösträknare.

6. Extra dansfester
– Styrelsen beslutar föreslå till nästa medlemsmöte att för Dansfesterna 3/10 & 21/11 ta 50:- i entréavgift för icke-medlemmar, entré 20:- för medlemmar och fri entre för medlemmar som deltar på medlemsmötet innan, samt att deltagarna på dansfesten betalar kontant eller swish.
– Joakim donerar även en spargris till dansfestgruppen.

7. Arbetsgrupper
– Styrelsen väljer in Tomas Rutfors och Joakim Mäki i Dansfestgruppen, Bror Österholm till Sociala aktiviteter och Ellinor till Hjälpdansargruppen. Sammankallande blir Mikaela för PR, Bror för Sociala aktiviteter, Tomas Rutfors för Dansfestgrupp, och Ellinor för Hjälpdansare.
– Styrelsen föreslår till medlemsmötet att arbetsgrupperna bör vara 3-5 personer.
PR-gruppen informerar om att de har sitt första möte 10 juli.
Styrelsen föreslår till medlemsmötet att alla arbetsgrupperna bör ha ett första möte innan 14 september.

8. Utskick
– Ellinor informerar att hon genom Livskraft Nord gjort ett första utskick kring föreningens uppstart där hon också meddelat att alla dem som som vill avanmäla sig från mejlinglistan hör av sig till Ellinor.
– PR-gruppen genom Mikaela kommer att sammanställa en mejlinglista med kvarvarande adresser från Ellinors mejlinglista, de som inte vill vara med i föreningens mejlinglista informerar föreningens epostadress.
– Styrelsen uppmanar PR-gruppen att fatta övriga beslut kring utskick.
– Styrelsen och PR-gruppen anlitar Bror att ta fram förslag till föreningslogga till nästamedlemsmöte.

9. Hemsida, facebook, annonser
– Mikaela föredrog och visade upp föreningens nya hemsida på
https://umeasocialdansforening.wordpress.com/
– Ellinor informerar att vi numera även finns på SV Västerbottens hemsida som en samverkande förening.
– Styrelsen beslutar att avvakta med att starta en facebook-grupp tills vi har fattat beslut om föreningens logga på kommande medlemsmöte.
– Ellinor informerar att hon har annonserat på alltomvasterbotten.se och Umeå Tidning fram till oktober, inklusive dansfesten 7 september.
– Styrelsen uppmanar PR-gruppen att även annonsera på Visit Umeå.
– PR-gruppen uppmanas även att hålla kontakten med Ellinor när det gäller all marknadsföring.

10. Budget – kostnader
– Styrelsen diskuterar budget och konstaterar att det finns planerade kostnader för föreningen: STIM, Spotify, datorer, musik, affischer, kursprogram, T-shirts, visitkort, bankgiro/bankpaket, kassaskrin, headset, annonser (ex. Facebook), lokalkostnader.
– Styrelsen rekommenderar medlemsmötet att fatta beslut om att Vuxenskolan betalar bankpaketet.
– Styrelsen föreslår medlemsmötet att 250:- per kurstillfälle kan SV betala på kommande fakturor, vilket blir cirka 15-20 tillfällen under hösten 2017.
– Styrelsen beslutar att fatta löpande budgetbeslut när dessa uppstår.
– Styrelsen fattar beslut om att ge Mikaela förtroende om att införskaffa kassaskrin.

11. Budget – Inkomster
– Styrelsen konstaterar att det finns planerade inkomster för föreningen: Medlemsavgifter, inträde dansfester, fakturor som betalas av SV.
– Styrelsen rekommenderar arbetsgrupperna att ta ställning till om de vill starta studiecirklar i respektive grupp.
– Ellinor skänker återbetalningen från Dansens Hus i Umeå till Umeå socialdansförening.

12. Media, pressreleaser
Styrelsen beslutar att återkomma i frågan kring media och pressreleaser när föreningen har fått sitt organisationsnummer och det ska ske runt medlemsmötet 15 augusti.

13. Övriga frågor
– a) Anställd?
Styrelsen beslutar att ta upp frågan för diskussion på nästa medlemsmöte.
– b) Medlemsmöten 2017
Nästa medlemsmöte: Tisdag 15 augusti alt. 17 augusti. 18.30. Joakim kollar lediga lokaler och lån av kaffebryggare. Styrelsen beslutar att ge i uppdrag till socialagruppen att de fixar kaffe, te, fika till nästa medlemsmöte. För fika föranmälan 3 dagar innan, senast 12/8.

14. Nytt mötesdatum
– Medlemsmöte: 15/8, 3/10, 21/11 18.00 – 19.30. Joakim kollar och bokar lokal för medlemsmötet 15/8.
– Styrelsemöte: Preliminärt vid behov – 27/7 kl. 18.00, antingen hos Joakim eller Mikaela på Geografigränd. Styrelsen uppmanar sina ledamöter att inkomma med punkter till mötet, bland annat fler kostnader som kan uppkomma för föreningen.

15. Mötets avslutande
Ellinor avslutar mötet kl. 19:21.

Umeå socialdansförening är född!

Äntligen – nu har det hänt!
Med en fanfar förklarar vi härmed föreningen och hemsidan invigd!

Umeå socialdansförening skall vara ett forum för att utveckla dans genom kursverksamhet, dansträning och socialt dansande. Vi vill främja gemenskap både med och utan dans, få fler människor att dansa pardans, framför allt bugg och foxtrot, samt komma ut på utedanser. Vi vill se till att danskurser och dansfester fortsätter ordnas genom åren samt att dansbanorna hålls levande i Umeå-trakten. En stor del av vår verksamhet drivs i arbetsgrupper baserat på vad våra medlemmar vill och är intresserade av.

Vi bjuder in alla intresserade, blivande och potentiella medlemmar till medlemsmöte!

Tisdag den 15:e augusti träffas vi för att låta startskottet gå och tillsammans styra upp att föreningen blir precis det våra medlemmar vill att den ska bli. Vi kommer bland annat att prata om dansfester, arbetsgrupper och föreningens logga. Har du några förslag och idéer till dagordning är det bara att du hör av dig.
Vi möts upp klockan 18:30 utanför universitetsbiblioteket i Lindellhallen på Campus, en möteslokal väntar i närheten. Fika i form av kaffe/te och något gott att tugga på står föreningen för. Anmäl dig senast den 12/8 till umeasocialdansforening@gmail.com så vi kan förbereda fikat.
Sprid budskapet och ta med dansintresserade bekanta så får vi en både trevlig och intressant kväll!

Väl mött i sommaren och ute på dansgolven!
Umeå socialdansförening,  genom PR-gruppen