Protokoll styrelsemöte 170913

1. Öppnande av mötet.

Ellinor förklarar mötet öppnat.

2. Val av mötesordförande samt mötessekreterare.

Ellinor väljs till mötesordförande och Joakim till mötessekreterare.

3. Upprop och fastställande av röstlängd för mötet.

Närvarande på mötet är Ellinor Carlander, Joakim Mäki och Mikaela Wärnsberg

4. Fastställande av dagordningen.

Dagordningen fastställs utan ändringar.

5. Val av en protokolljusterare som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet samt vara rösträknare.

Mikaela Wärnsberg väljs till protokolljusterare.

6. Logotype. Brors uppdaterade förslag.

Mötet beslutar att bordlägga frågan då förslag inte är färdigställt än.

7. Dansfester upplägg, inkomster mm. Musik (ändra på slutet 2 lugna och 2 snabba).

Mikaela informerar om att det var 40 deltagare på senaste dansfesten, 20 föranmälda, 20/20 medlemmar/ickemedlemmar, samt 7 stycken som blev medlemmar under dansfesten.

Styrelsen beslutar att uppmana alla som betalar medlemskap att skriva namn och epost vid betalning.

Styrelsen beslutar att uppmana dansfestgruppen att utse ansvarig för kassa under alla dansfester, samt sitta 30 minuter och ta uppgifter på alla deltagare.

8. Budget. Inkomster (medlemskap). Kostnader. Stim, Spotify, datorer, musik, affischer, kursprogram, T-shirts, visitkort. Pengar från Dansens Hus i Umeå.

Styrelsen föreslår medlemsmötet att 250:- per kurstillfälle kan SV betala på kommande fakturor, vilket blir cirka 15-20 tillfällen under hösten 2017.

Styrelsen beslutar att förslå medlemsmötet att om det är 25 deltagare eller fler i genomsnitt vid varje tillfälle då lokal är hyrd för kurs, då betalar kursansvarige inte bara lokalhyran utan även en summa motsvarande lokalhyran till föreningen för marknadsföringshjälp med mera.

Styrelsen beslutar prioritera inköp av headset till föreningen och till våren ljudutrustning.

9. PR. Välkomstmässor delta universitetet? Dansfestivalen max belopp och insats?

Styrelsen beslutar att ta upp frågan om deltagande på framtida Välkomstmässor på nästa medlemsmöte den 3/10-17.

Styrelsen beslutar att rekommendera medlemsmötet att när det gäller Dansfestivalen så ska pengarna från Dansens Hus i Umeå öronmärkas för Dansfestivalen +1000:- från föreningen vid behov. Detta är en återkommande buffert för dansfestivalen och liknande arrangemang.

10. Redovisning och nya mötesdatum arbetsgrupperna.

De olika grupperna rapporterar om sin verksamhet:

Hjälpdansargruppen: Funderar på att starta studiecirkel, samt utbildning av ledare. Tanken är att de även ska använda doodle för att underlätta för hjälpdansarna. De ska även försöka få fler kvinnor att vilja bli förare. Ska även fundera på koreografi kring uppvisningar. De har nästa möte 27/9 kl. 20.00. Gruppen byter även namn till Hjälpdansare/utveckling.

Dansfestgruppen: Ellinor ber gruppen fundera på kring föranmälningar. Det är ofta så många fler tjejer på dansfesterna, hur bör vi tänka för att lösa detta?

Socialgruppen: Joakim kollar med socialgruppen om samåkning till Rotanmaran.

Styrelsen uppmanar medlemsmötet att låta alla presentera sig på medlemsmötet och berätta en ny sak varje gång.

Styrelsen beslutar om en ny policy att medlemsprotokoll läggs upp på hemsidan.

11. Utskick. Av protokoll, nyheter, pressrelease och effekt. Hittills, kommande.

Ellinor och Mikaela skrev en pressrelease efter tips av Ingrid Marklund. Den var väldigt lyckad, vi var med i P4 och VK. Det gjordes även telefonsamtal till media.

12. Starta studiecirklar. Bidrag/samarbete SV: kurser

Styrelsen beslutar att i varje arbetsgrupp ska ta upp frågan om att starta studiecirkel.

13. Hemsida, Facebook, annonser. Byta namn till Umeå socialdansförening.

Styrelsen beslutar att avvakta att byta namn på sociala medier tills vi fått vår logotyp och tagit snygga dansbilder.

Styrelsen beslutar att medlemsmöten och dansfester ska annonseras med rubrik i två olika annonser: Dansfest & Medlemsmöte.

14. Socialt företag.

Ellinor informerar om att det inte är aktuellt under överskådlig framtid.

Mikaela informerar om mejl från Överklintens Folkets Hus om samarbete. Vi vill ha mer praktisk information inom en vecka, ta upp detta på medlemsmötet.

14. Övriga frågor.

Inga övriga frågor.

15. Nya mötesdatum och mötesförberedelser.

Nästa styrelsemöte är 23/10 kl. 18.00 hos Mikaela

Andra alternativet: 16/10 kl. 18.00

16. Mötets avslutande.

Ellinor avslutar mötet.

Annonser

Protokoll medlemsmöte 170815

1. Ellinor öppnar mötet kl. 18.48.

2. Medlemsmötet beslutar att välja till mötesordförande: Ellinor Carlander och sekreterare: Joakim Mäki.

3. Mötet beslutar att fastställa röstlängden med 15 personer närvarande.

4. Mötet beslutar att fastställa dagordningen utan ändringar.

5. Mötet beslutar att till justerare välja: Tomas Rutfors.

6. Logotyp:
De tre varianterna kring föreningens logotyp visas upp.

Medlemsmötet beslutar att gå på styrelsens förslag att Bror fortsätter utveckla sitt vimpelförslag, medlemsmötet ger även styrelsen i uppdrag att tillsammans med Bror skapa ett slutgiltigt förslag som sen styrelsen får ta ställning till och rätt att fatta beslut för att sen informera medlemsmötet om beslutet.

Medlemsmötet beslutar även att ge Bror i uppdrag att ta fram ett förslag i svartvitt och färg med förkortningen USDF att användas vid sammanhang då mindre logotyp krävs.

7. Dansfester – tisdagar:
Dansfestgruppen informerar om tisdagsdansfest och medlemsmöte innan 3/10 och 21/11. Medlemsmötet är 18-19.30, sen är det dansfest 19.30-22.00.

Medlemsmötet beslutar med aklamation att medlemmar får betala 0:-, icke-medlemmar får betala 40:- för alla dansfesterna.

Medlemsmötet beslutar att festgruppen får ansvaret för tisdagarnas dansfester.

Medemsmötet beslutar att under hösten ha medlemsmöten före tisdagarnas dansfester och sen utvärdera hur det fungerade.

8. Arbetsgrupper:
Sammankallande för de olika grupperna informerar och frågar om det finns intresserade till de olika arbetsgrupperna. Eva Boström-Rådström anmäler sig som hjälpdansare och går med i socialgruppen. Anki Tegström går med i socialgruppen.

9. Utskick:
Mikaela informerar att alla protokoll och utskick kommer upp på hemsidan, samt att hemsidan är under uppbyggnad och hur den fungerar.

10. Hemsida, facebook, annonser:
Mikaela informerar om att föreningen ska starta en facebookgrupp, som vi dock avvaktar med tills vi har en fastställd logga. Mest gratisannonser i Umeå tidning och alltomvasterbotten.se, visitumea.se

11. Kostnader:
Ellinor informerar om olika kostnader som uppkommer för föreningen, medlemsmötet beslutar att godkänna de löpande kostnader som är relaterade till verksamheten.

Medlemsmötet beslutar att ge Ellinor i uppdrag att prata med UFH kring fakturering.

Ellinor ger intresseförfrågan kring priser på t-shirts. 7 personer anmäler sig som intresserade för en kostnad på 100:- såväl som för 200:-.

12. Bidrag/samarbete SV kurser:
Medlemsmötet beslutar att ge arbetsgrupperna i uppdrag att söka olika bidrag eller starta studiecirklar för att utveckla sig själva och sin verksamhet.

13. Medlemsavgift:
Ellinor informerar om att medlemsavgiften för 2017 är 150:- och att årsmötet rekommenderar nästa års årsmöte att fastställa medlemsavgiften för 2018 till 200:-.

Medlemsmötet beslutar att till nästa årsmöte ha en punkt kring olika rabatter, exempelvis familjerabatter.

Medlemsmötet beslutar att det är upp till kassören att bestämma över medlemsmatrixens upplägg.

14. Media, pressreleaser:
Medlemsmötet beslutar att gå på styrelsens förslag att göra en pressrelease inför första dansfesten 7/9-17.

15. Socialt företag:
Ellinor Carlander och Ritva Alalantela återkommer med mer information.

16. Övriga frågor:
Medlemsmötet beslutar att ge PR-gruppen i uppgift att ta fram ett ännu tydligare syfte och mål (gärna hälsobetonat och inkluderar nybörjare) med föreningen och en slogan.

17. Nya mötesdatum:
3 oktober och 21 november kl. 18-19.30 på Umeå Folkets Hus.

18. Mötets avslutande:
Ellinor avslutar mötet kl 20.33.

Protokoll styrelsemöte 170815

Styrelsemöte USDF 170815

1. Mötet öppnas kl. 17.38 av Ellinor Carlander

2. Styrelsemötet beslutar att välja till mötesordförande: Ellinor Carlander och till mötessekreterare: Joakim Mäki

3. Närvarande: Joakim Mäki, Ellinor Carlander, Tomas Rutfors, Bror Österholm och Mikaela Wärnsberg.

4. Mötet beslutar att dagordning fastställs utan ändringar.

5. Mötet väljer till justerare: Tomas.

6. Logotyp:
Ola Granströms förslag visas, Brors tre förslag visas, styrelsen rekommenderar medlemsmötet att gå på Brors vimpel-förslag och fortsätta utveckla den, exempelvis en mörkare blå, en gul mot orange och grön som liknar hemsidans. Styrelsen kommer föreslå medlemsmötet att ge styrelsen förtroendet att fatta beslut om de sista detaljerna till loggan så att Bror kan ha den klar inom två veckor.

7. Dansfester tisdagar:
Ellinor informerar att lokaler och tider är bokade för tisdagar. Mötet beslutar att arbetsgruppen tar över kring fikat.

8. Arbetsgrupper:
Sociala, Musik o Festgruppen rapporterar från sitt inledande första möte. Gruppen har nästa möte 11/9.

PR-gruppen hade första mötet 10/7. Fixar hemsida, facebook, regelbundna mailutskick, arbetar i mailchimp, ska ta tag i annonsering. Mailadressen är det sättet föreningen kan nås på. Gör sammanfattning och utskick efter varje möte, vill en grupp komma ut med information skicka över text till PR-grupp. Ska pusha kring fördelarna med att betala medlemsavgift.

10. PR:
PR ska ta fram hemsida, facebook, mejlutskick, annonsering.

11. Kostnader:
På medlemsmötet kommer styrelsen tillfråga hur många som är intresserade av att köpa en t-shirt med logotyp för 100 resp 200 kr för att undersöka intresse. Framöver så får Ellinor successivt slussa över Spotify, stim och inköp av headset till föreningen.

12. Starta studiecirkel?:
SV återkommer med mer detaljer för hur vi kan få bidrag i form av studiecirklar.

13. Medlemsavgift:
Medlemsavgift för 2017 är 150 kr.

14. Media och pressrelease:
Styrelsen diskuterar om att bjuda in till pressrelease till första dansfesten 7/9. Vilka ska vi skicka till? PR-gruppen får undersöka och jobba vidare.

17. Nya mötesdatum:
Medlemsmöten blir vid tisdagsdansfesterna. Styrelsen tar del av Brors logotypförslag utan ett fysiskt möte och kan ta beslut då via telefon/mejl. Nytt styrelsemöte 18/9 kl. 18:00 preliminärt på Ålidhem hos Jocke eller Mikaela.

18. Mötet avslutas kl. 18:33.

Nyhetsbrev 170920

Ärade medlemmar, blivande medlemmar och annat oknytt!

Dansfest & medlemsmöte
Den 3:e oktober är det dags för höstens andra medlemsmöte. Vi ses på Umeå Folkets Hus kl. 18-19.30!
Efter mötet är det dags för alla intresserade att skaka loss på dansfest! Fritt inträde för medlemmar och 40:- för icke medlemmar. Kom ihåg att föranmäla dig senast den 27/9 om du vill ha fika (skriv smörgås eller kaka), vilket du kan göra här på vår hemsida under fliken ‘dansfester’.  

Extra danskurs
Extrainsatt danskurs Bugg 1 börjar 19/10. Du kanske ska passa på att repetera kursen eller prova att byta roll mellan förare och följare? Kursrepetition ger 20% rabatt på kursavgiften. Du kan läsa mer om kursen och hur du anmäler dig här på vår hemsida under fliken ‘danskurser’. Visst vet du att föreningsmedlemmar har 10% rabatt på kurser?

Pressrelease
Styrelsen skickade ut en pressrelease till lokal-radio, tv och tidning för att uppmärksamma föreningens grundande och resultatet blev en artikel i Folkbladet den 7/9 http://www.folkbladet.nu/plus/1914521/gemenskap-rorelse-och-gladje och ett inslag på radio P4 där Ellinor tog sig en svängom med reportern Anders Wikström http://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=109&artikel=6772943
Hela intervjun och danslektionen finns ca. 1.04.10 in i förmiddagsavsnittet på http://sverigesradio.se/sida/avsnitt?programid=284 välj ‘alla avsnitt’ och 7:e september.

Dansevenemang i närtid

Föreningens arrangemang
27/9 Hjälpdansar- och utvecklingsgruppen har möte
– vill du vara med? Vi ses på Fiskegränd 7 på Teg kl. 20.00 – 21.30

29/9 Samåkning till Rotanmaran i Skellefteå
För mer information mejla till: usdf.social@gmail.com

11/10 Bowlingkväll / After work
För mer information mejla till: usdf.social@gmail.com

Övriga arrangemang
22/9 Date på Ersboda Folkets Hus, kl. 21-01 
30/9 Donnez på Ersboda Folkets Hus, kl. 20-24
13/10 Perikles på Ersboda Folkets Hus, kl. 21-01 
21/10 Eloge på Ersboda Folkets Hus, kl. 20-24

Vi ses på medlemsmötet och dansfesten den 3/10!
Umeå socialdansförening, genom PR-gruppen

Nyhetsbrev 170821

Ärade medlemmar, blivande medlemmar och annat oknytt!

Dansfest
Den 7:e september går startskottet för höstens dansaktiviteter i vår regi med en första dansfest! Fritt inträde för medlemmar och 50:- för icke medlemmar. Kom bara ihåg att föranmäla dig senast den 3:e om du vill ha fika, vilket du även kan göra här på vår hemsida under fliken ‘dansfester’.

Danskurser
Höstens danskurser börjar torsdag den 14:e september och sista dagen för att anmäla sig är måndag 4:e september. Du kan läsa mer om kurserna här på vår hemsida under fliken ‘danskurser’ och du kan anmäla dig på 
https://tinyurl.com/ybv34frk
Visst vet du att föreningsmedlemmar har 10% rabatt på kurserna?

Medlemskap
Föreningens ekonomi är numera på banan och du som vill bli medlem kan göra det här på hemsidan under fliken ‘bli medlem’. Medlemsavgiften för 2017 på 150:- betalar du in via swish (
123 313 10 34) eller bankgiro (846-4216). Skriv ditt namn och ‘medlemsavgift’ som referens.

Tips – om du hittat detta mejl i skräpposten kan du spara föreningens mejladress i adressboken så hittar mejlen rätt direkt framöver.

Medlemsmötet 15/8

Ett fullständigt protokoll från mötet kommer upp på hemsidan så småningom, men här kommer några utvalda godbitar:

Logotyp – flera förslag till föreningslogotyp visades upp och Bror fick i uppgift att vidareutveckla ett av dem. Förhoppningsvis kommer nästa utskick att prydas av den nya loggan!

Arbetsgrupper – de olika arbetsgrupperna presenterade sig lite kort och är redan på gång men är du intresserad är du varmt välkommen att ingå i någon av dem. Musik och dansfest skapar låtlistor och ordnar dansfester. Hjälpdansare är med på kurser, uppvisningar, provar på och kanske så småningom blir kursledare. Sociala aktiviteter arrangerar diverse sociala evenemang som till exempel att äta ihop, fika, samåka på dans, resor till olika dansarrangemang. PR-gruppen ordnar nyhetsbrev, information, marknadsföring, hemsida.

PR-gruppen information om föreningens hemsida (där du befinner dig just nu!), där information finns om bland annat dansfester, kurser, medlemsskap, utskick och mötesprotokoll. Så småningom kommer även en facebookgrupp att startas och till höstens första dansfest planerar vi en pressrelease.

Kommande medlemsmöten blir den 3:e oktober och 21:a november kl. 18-19.30 på Umeå Folkets Hus, i samband med dansfester.

Vi ses på dansfesten den 7/9!
Umeå socialdansförening, genom PR-gruppen

Protokoll styrelsemöte 170627

Närvarande: Joakim Mäki (sekreterare), Ellinor Carlander (ordförande), Mikaela Wärnsberg (kassör), Bror Österholm.

1. Öppnande av mötet
Ellinor öppnar mötet kl. 17:06.

2. Val av mötesordförande samt sekreterare.
Styrelsen beslutar att välja sittande till ordförande respective sekreterare.

3. Upprop och fastställande av röstlängd för mötet.
Närvarande med röst- och yttranderätt: Mikaela, Joakim, Ellinor, Bror.

4. Fastställande av dagordningen.
Dagordningen fastställs med två övriga frågor tillagda:
– Anställd?
– Medlemsmöten 2017?

5. Val av protokolljusterare tillika rösträknare
Mikaela godkänns som protokolljusterare tillika rösträknare.

6. Extra dansfester
– Styrelsen beslutar föreslå till nästa medlemsmöte att för Dansfesterna 3/10 & 21/11 ta 50:- i entréavgift för icke-medlemmar, entré 20:- för medlemmar och fri entre för medlemmar som deltar på medlemsmötet innan, samt att deltagarna på dansfesten betalar kontant eller swish.
– Joakim donerar även en spargris till dansfestgruppen.

7. Arbetsgrupper
– Styrelsen väljer in Tomas Rutfors och Joakim Mäki i Dansfestgruppen, Bror Österholm till Sociala aktiviteter och Ellinor till Hjälpdansargruppen. Sammankallande blir Mikaela för PR, Bror för Sociala aktiviteter, Tomas Rutfors för Dansfestgrupp, och Ellinor för Hjälpdansare.
– Styrelsen föreslår till medlemsmötet att arbetsgrupperna bör vara 3-5 personer.
PR-gruppen informerar om att de har sitt första möte 10 juli.
Styrelsen föreslår till medlemsmötet att alla arbetsgrupperna bör ha ett första möte innan 14 september.

8. Utskick
– Ellinor informerar att hon genom Livskraft Nord gjort ett första utskick kring föreningens uppstart där hon också meddelat att alla dem som som vill avanmäla sig från mejlinglistan hör av sig till Ellinor.
– PR-gruppen genom Mikaela kommer att sammanställa en mejlinglista med kvarvarande adresser från Ellinors mejlinglista, de som inte vill vara med i föreningens mejlinglista informerar föreningens epostadress.
– Styrelsen uppmanar PR-gruppen att fatta övriga beslut kring utskick.
– Styrelsen och PR-gruppen anlitar Bror att ta fram förslag till föreningslogga till nästamedlemsmöte.

9. Hemsida, facebook, annonser
– Mikaela föredrog och visade upp föreningens nya hemsida på
https://umeasocialdansforening.wordpress.com/
– Ellinor informerar att vi numera även finns på SV Västerbottens hemsida som en samverkande förening.
– Styrelsen beslutar att avvakta med att starta en facebook-grupp tills vi har fattat beslut om föreningens logga på kommande medlemsmöte.
– Ellinor informerar att hon har annonserat på alltomvasterbotten.se och Umeå Tidning fram till oktober, inklusive dansfesten 7 september.
– Styrelsen uppmanar PR-gruppen att även annonsera på Visit Umeå.
– PR-gruppen uppmanas även att hålla kontakten med Ellinor när det gäller all marknadsföring.

10. Budget – kostnader
– Styrelsen diskuterar budget och konstaterar att det finns planerade kostnader för föreningen: STIM, Spotify, datorer, musik, affischer, kursprogram, T-shirts, visitkort, bankgiro/bankpaket, kassaskrin, headset, annonser (ex. Facebook), lokalkostnader.
– Styrelsen rekommenderar medlemsmötet att fatta beslut om att Vuxenskolan betalar bankpaketet.
– Styrelsen föreslår medlemsmötet att 250:- per kurstillfälle kan SV betala på kommande fakturor, vilket blir cirka 15-20 tillfällen under hösten 2017.
– Styrelsen beslutar att fatta löpande budgetbeslut när dessa uppstår.
– Styrelsen fattar beslut om att ge Mikaela förtroende om att införskaffa kassaskrin.

11. Budget – Inkomster
– Styrelsen konstaterar att det finns planerade inkomster för föreningen: Medlemsavgifter, inträde dansfester, fakturor som betalas av SV.
– Styrelsen rekommenderar arbetsgrupperna att ta ställning till om de vill starta studiecirklar i respektive grupp.
– Ellinor skänker återbetalningen från Dansens Hus i Umeå till Umeå socialdansförening.

12. Media, pressreleaser
Styrelsen beslutar att återkomma i frågan kring media och pressreleaser när föreningen har fått sitt organisationsnummer och det ska ske runt medlemsmötet 15 augusti.

13. Övriga frågor
– a) Anställd?
Styrelsen beslutar att ta upp frågan för diskussion på nästa medlemsmöte.
– b) Medlemsmöten 2017
Nästa medlemsmöte: Tisdag 15 augusti alt. 17 augusti. 18.30. Joakim kollar lediga lokaler och lån av kaffebryggare. Styrelsen beslutar att ge i uppdrag till socialagruppen att de fixar kaffe, te, fika till nästa medlemsmöte. För fika föranmälan 3 dagar innan, senast 12/8.

14. Nytt mötesdatum
– Medlemsmöte: 15/8, 3/10, 21/11 18.00 – 19.30. Joakim kollar och bokar lokal för medlemsmötet 15/8.
– Styrelsemöte: Preliminärt vid behov – 27/7 kl. 18.00, antingen hos Joakim eller Mikaela på Geografigränd. Styrelsen uppmanar sina ledamöter att inkomma med punkter till mötet, bland annat fler kostnader som kan uppkomma för föreningen.

15. Mötets avslutande
Ellinor avslutar mötet kl. 19:21.

Protokoll styrelsemöte 170613

Närvarande: Ellinor Carlander, Joakim Mäki, Mikaela Wärnsberg, Eva Risberg.

1. Öppnande av mötet.
Ellinor öppnade mötet kl. 21:32.

2. Val av mötesordförande samt mötessekreterare.
Till mötesordförande valdes Ellinor Carlander och till mötessekreterare Joakim Mäki

3. Fastställande av dagordningen.
Mötet beslutar att fastställa dagordningen.

4. Val av 1 protokolljusterare tillika rösträknare.
Mötet beslutar att till protokolljusterare tillika rösträknare välja Eva Risberg.

5. Val av styrelsens ordförande och kassör tillika firmatecknare, samt sekreterare.
Mötet beslutar att:
Till Umeå socialdansföreningens ordförande tillika firmatecknare välja Ellinor Carlander.
Till Umeå socialdansföreningens kassör tillika firmatecknare välja Mikaela Wärnsberg.
Till Umeå socialdansföreningens sekreterare välja Joakim Mäki.

6. Övriga frågor
Inga övriga frågor.

7. Nästa möte
27 juni kl. 17.00 hos Joakim Mäki på Geografigränd 6b.

8. Mötet avslutas.
Ellinor avslutar mötet.